Allereerst hartelijk bedankt voor de leuke reacties op mijn vorige post. Ik heb inmiddels ook gemerkt dat de RSS melder van Martijn Aslander waarover hij vertelt in zijn lezing ook echt werkt. Ik had hem zelf niet getipt, maar ik zag de volgende dag toch echt de volgende tweet in mijn tijdslijn voorbij komen:
Ik wil in deze post even wat verder ingaan op een paar concrete dingen die ik heb opgepakt met betrekking tot slimmer werken. Dit zijn tips die ik heb opgedaan in onder andere de lezing uit mijn vorige post en gelezen heb op Lifehacking.nl. Ik zal me voor nu in deze post beperken tot de dingen die ik op mijn werk heb toegepast.
Kort wat achtergrond bij mijn huidige functie: Ik ben verantwoordelijk voor de inkoop en interne verbeterprojecten bij een MKB productiebedrijf. Ik doe ongeveer 50 bestellingen per week, controleer ongeveer even zoveel facturen op juistheid, doe onderhandelingen met leveranciers, ben intern en extern aanspreekpunt voor de logistiek (lees: veel brandjes blussen) en probeer daarnaast ook nog een aantal grote en kleinere verbeteringen in de bedrijfsprocessen te realiseren. Kortom, voldoende werk om een dag te vullen en geen slecht idee om eens in de zoveel tijd eens stil te staan bij hoe je de dingen doet.
Opruimen! (en opgeruimd houden)
Stap 1 na mijn vakantie was met de bezem door mijn kantoor. Ik ontvang veel leveranciers en die brengen vaak monsters mee die lagen overal, mijn bureau was bezaaid met orders, bevestigingen, folders, etc. Dus ongeveer een halve dag besteed aan opruimen. Een opgeruimde werkplek zorgt voor overzicht en legt focus op de dingen die moeten gebeuren.
Tip. Scan bijvoorbeeld papieren waarvan je niet zeker bent dat je ze weg kan gooien. Dan neemt het in ieder geval geen plek in en kan je het altijd nog printen of nalezen op je PC als je het toch nodig hebt.
Minder per fax en post, meer per email
Het zal je verbazen hoeveel er in het MKB nog via post en fax wordt gedaan. Het is geen uitzondering dat bedrijven er zijn die per email bijna niet te bereiken zijn. Ook deed ons bedrijf nog bijzonder veel bestellingen per fax, terwijl me dit behoorlijk veel tijd en moeite kost. We waren al zo modern dat ik vanachter mijn PC kon faxen, maar zelfs op deze manier moest ik veel stapjes door om een fax te verzenden. Kortom: dat kan anders. Na mijn vakantie heb ik al mijn leveranciers gefaxt om te vragen of zij al klaar waren voor bestellingen via de email. Meer dan 90% was er klaar voor. Heel fijn, want nu bestel ik met een druk op de knop vanuit ons administratiepakket. Scheelt weer flink wat onnodige tijd en moeite. Ook bevestigingen van leveranciers ontvang ik nu per mail. Zo heb ik alles op één plek en hoef ik niet verschillende inboxen in de gaten te houden.
Emailafhandeling
Mijn mailprogramma staat het grootste deel van de dag uit. Ik open het een aantal keer per dag en loop dan gelijk mijn inbox door. Alles waar ik gelijk actie op moet ondernemen, doe ik gelijk. Alles wat even kan wachten of te groot is, verdwijnt in mijn map "Actie" en plan ik in.
Alles wat ik moet bewaren verdwijnt in één map "Archief". Als ik op een later moment iets moet zoeken, werkt de zoekfunctie prima om het uit de grote hoop te vissen. Ook hou ik een map "Drie Maanden Archief". Hierin gaan email waarin bijvoorbeeld een leverancier mij belooft mij iets te leveren of een bepaalde service te doen die over drie maanden niet meer actueel is en de email zijn waarde verloren heeft. Het bewaren van dat soort mails geeft alleen maar onnodige ruis wanneer ik een belangrijke email zou zoeken.
Dan nog een top tip. Mijn map "Wachten op". Als ik iemand iets vraag of als iemand mij iets beloofd, verdwijnt er een kopie van die email in de map "Wachten op". Om de paar dagen loop ik de map door of ik nog iemand moet herinneren aan een verzoek. Als het verzoek niet meer nodig is of gedaan is, verwijder ik het mailtje.
Dit heb ik natuurlijk niet allemaal zelf verzonnen, maar komt grotendeels uit alle Lifehacking tips op het internet en uit de lezing van Martijn Aslander.
Fingertips Installeren
Een super handige tool voor twee dingen: zo weinig mogelijk met de muis werken en zo snel mogelijk typen. Lifehacking heeft een prima artikel geschreven over hoe je met behulp van dit programma sneller kunt typen. Praktijk voorbeeld van mij: Ik typ "eeio"
Voor de Mac gebruikers: TextExpander voor sneller typen en QuickSilver om snel programma's te openen.
